Trends rund um die Automatisierung der Wertschöpfungskette
Auch 2010 ist ist das Thema Kostendruck für viele Unternehmen virulent. Neben einem effektiveren Beschaffungsmanagement besonders im nicht-strategischen Bereich kommt dabei auch der Optimierung der Wertschöpfungskette eine wichtige Bedeutung zu. Automatisierte Prozesse und damit einhergehend sinkende Prozesskosten bieten zentrale Möglichkeiten zur Kostensenkung.
Allerdings wird dies in der Regel vor allem auf Fertigungsprozesse bezogen – Supportprozesse werden häufig bei der Suche nach Optimierungspotenzial übersehen. Gerade der Umgang mit Dokumenten ist häufig nicht im Fokus, in vielen Unternehmen wenig automatisiert und verursacht kumuliert hohe Kosten. Besonders der Bereich der Rechnungsbearbeitung sowie die vorgelagerten Prozesse mit dazugehörigen Dokumenten – von Bestellungen über Auftragsbestätigungen und Lieferscheinen – bieten hohes Optimierungs- und Einsparpotenzial. Weiterhin profitieren Unternehmen durch die Automatisierung auch von einer höheren Transparenz der einzelnen Vorgänge.
Um eingehende Dokumente schnellstmöglich bearbeiten zu können, werden verstärkt Klassifizierungs- und Indizierungslösungen eingesetzt. Diese erkennen die Dokumententypen und steuern sie in die entsprechenden Prozesse. Nicht zuletzt werden zunehmend zentrale Informationsplattformen zum Tragen kommen. Von Lösungen wie Microsoft SharePoint aus lassen sich Informationen aus verschiedenen Quellen einsehen, bearbeiten und verteilen sowie komplette Geschäftsabläufe via Workflow steuern.
Oliver Hoffmann, Geschäftsführer der ReadSoft GmbH, nennt die wesentlichen Trends in diesem Umfeld:
Trend 1: Administration zentralisieren
Immer mehr Unternehmen setzen auf die Zentralisierung von Geschäftsprozessen, um die Potenziale in puncto Effizienz und Kosteneinsparungen weiter auszuschöpfen. Gerade international tätige Firmen bündeln ihre administrativen Kräfte und die Investitionen in den Auf- und Ausbau von Shared-Service-Centern und deren Infrastruktur. Eine typische Unternehmensfunktion, die zentralisiert und ausgelagert wird, ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Neben deutlich mehr Transparenz profitieren Unternehmen auch von einem besseren Cashflow- Management.
Trend 2: Medienbrüche beseitigen
Auf der Basis einer flexiblen Plattform, mit der sich individuelle Workflows zu verschiedenen Dokumententypen gestalten lassen, können Unternehmen ihre Geschäftsprozesse von der Bedarfsanfrage bis hin zur Rechnungsbuchung weitgehend automatisieren. Dabei müssen dann die gleichen Daten im Verlauf des Prozesses nicht mehr wie früher immer wieder neu aufgesucht und erfasst werden. Das Ziel ist, schon bei der Beschaffung Aufträge und Bestelldaten so anzulegen, dass mit den Rechnungsdaten darauf Bezug genommen werden kann. Der automatisierte Abgleich der erfassten Daten mit den Informationen im ERP-System beschleunigt die Abläufe erheblich. Im Idealfall kann so eine Rechnung ohne manuelle Intervention automatisiert durchgebucht werden. Dies ist sogar für Bestellungen von Dienstleistungen möglich, wie etwa die Beauftragung von Maler- und Gärtnerarbeiten oder auch von Taxifahrten.
Trend 3: Investitionskosten minimieren
Kernkompetenzen intensivieren und administrativen Overhead abbauen – das ist die knappe Erfolgsformel für alle Unternehmen, die auf On-Demand-Lösungen setzen. Die Einführungs- und Betriebskosten solcher Lösungen sind sehr niedrig. Daher ist dieses Modell besonders attraktiv für kleine und mittelständische Unternehmen. Die monatlichen Aufwendungen sind steuerlich sofort absetzbar, so dass sich der Return on Invest im Vergleich zu Inhouse-Lösungen zeitnah erreichen lässt. Darüber hinaus reduziert sich das Geschäftsrisiko, da die Softwaremodule und Services je nach Nutzung abgerechnet werden. Die Anwender bleiben somit sehr flexibel, wenn der Bedarf sich verändert. Zudem ist sichergestellt, dass über das On-Demand-Konzept stets modernste Technik und neueste Funktionalitäten zur Verfügung stehen.
Trend 4: Eingangsdokumente und Kanäle bündeln
Um Lieferscheine, Rechnungen und ähnliche Belege noch effizienter verarbeiten zu können, müssen die Dokumente aus allen Eingangskanälen zuverlässig erkannt und an die entsprechenden Stellen gesteuert werden können. Lösungen zur Klassifizierung und Indizierung haben sich bewährt, um – ähnlich einem Trichter – die entsprechenden Dokumente zunächst gebündelt aufzunehmen und dann direkt nach Dokumententypen und Zuständigkeiten weiterzuleiten. So wandern die Dokumente entsprechend ihres jeweiligen Typs auch direkt in elektronische Archive, sodass die gesetzliche Aufbewahrungspflicht und Revisionssicherheit gewährleistet bleiben. Parallel werden die Dokumente in die jeweiligen Aufgabenpools von Sachbearbeitern und Kundenbetreuern geleitet, die somit Bestellungen, Kundenschriftwechsel, Adressänderungen, Rechnungen oder Reklamationen zeitnah bearbeiten können. Eine bessere Verteilung, die straffere Abwicklung und damit einhergehend eine optimierte Servicebereitschaft gegenüber Kunden und Lieferanten sind das Ergebnis.
Trend 5: Collaboration-Plattformen als Informationszentrale
Eine einheitliche Informationsbasis, die abteilungsübergreifend zur Verfügung steht, ermöglicht in den Unternehmen zunehmend eine bessere Zusammenarbeit verschiedener Bereiche. Als eine der wesentlichen Collaboration-Plattformen positioniert sich die Microsoft-Technologie SharePoint in den unterschiedlichsten Ausprägungen in Unternehmen. Für das neue Jahr ist nun die Version „SharePoint 2010“ angekündigt, die diesen Trend zusätzlich verstärken wird. Der SharePoint als Dreh- und Angelpunkt für Daten, Informationen und komplexe Geschäftsprozesse, Aufgaben und deren Erledigung bietet herausragende Möglichkeiten, die in Unternehmen noch viel zahlreicher ausgeschöpft werden sollten. Daraus ergeben sich unter anderem Potenziale für eine effektivere Unterstützung der Prozesse im Rechnungswesen.
Über ReadSoft:
Das Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert den kompletten Purchase-to-Pay-Prozess von der Bestellanmeldung bis hin zum Begleichen von Rechnungen. Mit den Modulen der ReadSoft-Suite lassen sich die Prozess-Schritte durchgängig und automatisiert abwickeln. Für den Anwender entsteht so zusätzlicher Nutzen und Flexibilität in der SAP-Lösungsplattform.
ReadSoft ist marktführender Anbieter von Software im Bereich automatisierte Dokumentenprozesse. Hauptsitz der Gruppe ist Schweden, wo das Unternehmen auch an der Börse notiert ist. Weltweit sind bei ReadSoft 450 Mitarbeiter beschäftigt. Insgesamt gibt es über 6.000 Installationen von ReadSoft-Lösungen. In Deutschland ist die ReadSoft GmbH seit 1996 am Markt. Zu den Kunden von ReadSoft zählen sowohl mittelständische Unternehmen wie auch zahlreiche Großunternehmen und Konzerne. Teilweise erfolgt die Verarbeitung der Dokumentenprozesse in Shared-Service-Strukturen.
(Quelle: PM, ReadSoft)
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